長々と続いていますが、By Laws and Constitutionの続きです。

第４条　役員の条項には、クラブの役員とその仕事が決められており、年1回の選挙の方法も、公正に行われるように細かく手続きが書かれています。

役員のポストは6つあり、以前紹介したように、以下のようになっています。

1) President(会長)： 定例会議と役員会を取り仕切ること
2) Vice President(副会長）： 会長の代行
3) Superintendent (監督)： レイアウトの問題の発見、報告、管理、対処の指示
4) Secretary(書記)： 議事録の作成、配布
5) Treasurer(会計)：　予算の作成、予算遂行状況の管理/報告

面白いと思ったのが、会長の権限が上記の役職の順序で継承されていくことが明文化されていることです。日本では、副会長の権限は、「会長を補佐し」みたいな表現が一般的かと思いますが、副会長の一番最初の任務は、「会長不在のときに会長職を代行する」と決められています。同様に監督の仕事の一番最初に書かれているのは、「会長、副会長不在のときに会長職を代行する」ということで、以下、書記、会計と続いてゆきます。

このほか目に付いたのは、会計担当の役割の1つとして、毎年の予算の立案というのがあるのですが、その際の支出の優先順位が明確に決められていることです。

第５条　会議には、クラブで行う会議とその位置づけが決められています。

一番重要なのは、毎月第一金曜日に開催される、定例会議(Business Meeting)です。一番重要と書いたのは、この会議だけが「議決」を行うことができるからです。そのため、会議の定足数(quorum)も決められており、厳密に守られています。月末になると、定足数に足りるかどうかを確認するメールが飛び交うのが通例で、定足数を満たさない場合は、定例会議は延期されます。
定例会議の「議決」に必要な数は、出席者で投票の資格のある人の半分となっていますが、メンバー加入の承認、会費の改定など、重要と思われる案件については2/3となっています。